Séminaire d’entreprise : comment l'organiser ?

L’organisation d’un séminaire d’entreprise est un véritable challenge qui entraîne de nombreuses questions, et surtout…une organisation optimale! Les choix sont variés : sortie au restaurant, séminaire en canoë, soirée jeux, promenade dans un vignoble… et c’est justement cette pléthore de possibilités qui rend si difficile l’organisation d’un séminaire d’entreprise.

Voici notre guide pas à pas et nos conseils pour l’organisation d’un séminaire d’entreprise.

1. Définir l’objectif du séminaire

La thématique et toute l’organisation du séminaire dépendent évidemment des enjeux de l’évènement : qui invitez-vous et pour quoi faire ?

S’agit-il d’un séminaire de travail, où les résultats devront être effectifs ?
D’un évènement dédié à la cohésion (team building), destiné à rapprocher les collaborateurs entre eux et à créer du lien ?
D’un séminaire pour fidéliser des contacts ou des investisseurs ?
D’un séjour de journées d’études destiné à l’apprentissage des uns et des autres ?

Chaque thématique que vous pourrez trouver s’apparentera alors à l’une ou à l’autre de ces éventualités. Il vous faudra attribuer chaque idée de séjour à un objectif en particulier et, inversement, trouver des inspirations pour chaque finalité.

Aussi, si le but du séminaire d’entreprise est de créer de la cohésion au sein du groupe, alors une journée à Disneyland Paris ou une sortie rafting dans les gorges de l’Ardèche sont tout indiquées.

Au contraire, si le but est de rendre un travail effectif, alors vous aurez plutôt intérêt à louer un espace de travail ludique comme un espace de coworking ou un grand mas provençal comprenant une large tablée et des espaces plus personnels où faire évoluer certaines activités et micro-réunions.

S’il s’agit de journées d’études alors focalisez-vous sur l’endroit qui accueillera chacun des collaborateurs et sur les activités annexes comme la restauration et les amusements du soir pour leur donner envie de s’investir dans le travail en lui-même qui occupera une partie de leur journée, en parvenant à les enthousiasmer à l’idée d’un séjour de travail.

Les séminaires aux thématiques mixtes, qui incluent travail et détente, doivent nécessairement inclure un endroit propice à la détente (une piscine, une terrasse…) et un endroit dédié au travail, c’est-à-dire au moins une grande table autour de laquelle il est possible de mener une réunion.

Les brainstormings en petit comité sont souvent très appréciés des collaborateurs

Autrement, de nombreux espaces dans lesquels sont souvent menés des séminaires d’entreprises, comme les parcs d’attraction, par exemple, disposent de locaux et de salles prévus spécialement pour travailler. Si vous choisissez de passer plusieurs jours dans les Gorges du Verdon par exemple, pensez à bien vérifier qu’un espace pratique soit disponible pour travailler tous ensemble dans de bonnes conditions : espace chauffé, avec suffisamment de chaises, un bon éclairage, et si possible, un vidéo-projecteur (que vous pourrez vous-même amener s’il s’avère qu’il n’y en a pas).

Parfois une simple table en bois vintage fait l’affaire … 🙂

2. Budgétiser l’évènement

Comme pour tout autre évènement, il est nécessaire d’attribuer un budget au séminaire d’entreprise. Cela vous permettra de savoir quels moyens vous sont alloués, et jusqu’où vous pourrez aller. Pour définir le budget du séminaire, deux facteurs principaux sont à prendre en compte :

• les contraintes internes de l’entreprise (on voudrait tous partir une semaine en République Dominicaine, mais cela n’est pas toujours possible);
• les contraintes propres au séminaire (nombre d’invités, durée du séminaire, déplacements).

En général, les moyens sont insuffisants pour l’organisation d’un séminaire de rêve, c’est pourquoi il va vous falloir utiliser plusieurs leviers pour optimiser l’organisation et la qualité de l’évènement. La première des étapes est de budgétiser le séminaire le plus tôt possible afin de pouvoir trouver les bons plans pour votre voyage ou votre journée (offres, deals, arrangements, etc…), et de pouvoir essayer de faire évoluer le montant au fil des jours, grâce au montage d’un dossier visant à démontrer que débloquer 1000€ supplémentaires constituerait un atout majeur pour l’évènement et pour l’organisation de l’entreprise par exemple.

La seconde étape consiste à vous organiser au mieux avec le montant perçu : il vaut mieux essayer de négocier les prix d’une nuit à l’hôtel ou d’une dégustation de vin plutôt que de décevoir chacun au risque de ne pas mener à bien l’enjeu véritable du séminaire. Si par exemple, vous travaillez sur un séminaire dédié à la cohésion et que votre budget ne vous permet de ne payer qu’une heure de canoë-kayak pour tous, alors le terme ne sera pas mené à bien, parce que ladite cohésion ne peut pas s’installer en si peu de temps.

Trouvez le bon équilibre entre budget/prestation : un service de qualité ravira la majeure partie des participants.

Dans ce cas, démontrez-le au service concerné ainsi qu’à vos supérieurs hiérarchiques, et négociez auprès des différents professionnels proposant la prestation. Vous parviendrez certainement, au final, à obtenir un entre-deux satisfaisant qui proposera une expérience riche aux participants sans vider les poches de votre entreprise.

3. Choisir une date

Il est bien évidemment nécessaire de choisir une date et de la communiquer au plus tôt à chaque participant afin qu’il s’organise. Cela vous permettra d’engranger un maximum de participations. Néanmoins veillez bien à choisir des dates auxquelles les participants sont susceptibles d’être présents :

• évitez les mois de juillet, août, et décembre
• évitez les dates précédant ou suivant de près certains ponts
• évitez les vacances scolaires
• évitez les dates auxquelles de grandes manifestations sont prévues (match de foot par exemple…).

Notre conseil : n’hésitez pas à envoyer un Save the Date à chacun avant même de disposer de l’ensemble des informations nécessaires, cela vous permettra de « bloquer » la date.

4. Organisez chaque détail du séjour, comblez les trous, et organisez une « répétition mentale »

Un séminaire plein de collaborateurs festifs est comme une cour de récréation… tout le monde papote et chacun a sans cesse besoin de quelque chose : nourriture, boissons, sanitaires, réseau, etc…

Aussi, évitez toute dissension en prévoyant toujours chaque petite problématique. Pour ce, trouvez rapidement les prestataires qui interviendront pendant l’évènement (après une analyse comparative poussée; le site https://www.eventastic.fr par exemple regorge de prestataires disponibles), puis envoyez-leur un brief général décrivant vos attentes et l’ambiance qui règnera sur place, ainsi qu’un brief personnalisé demandant à chacun exactement ce que vous attendez de sa part.

Briefez vos prestataires !

Vous pensez finir de dîner tard un soir ? Précisez-le ! Certains collaborateurs ont un régime alimentaire particulier ? Faîtes-leur en part. Vous travaillez avec de bons vivants ? Prévoyez les parts en conséquence.

Une fois les prestataires trouvés, réservés, et briefés, communiquez-leur chacune de vos coordonnées ainsi que celles d’un délégué qui vous assistera le jour venu. Puis, répétez mentalement chaque événement de la journée. Ceci afin de déceler un éventuel trou dans l’emploi du temps, un manquement dans l’organisation, ou, au contraire, un surbooking à un moment donné. Alignez chaque élément de manière à lisser le planning sans créer de stress et sans troubler les collaborateurs le jour venu.

Souvenez-vous que les participants sont généralement très sensibles à l’organisation menée lors d’un évènement, notamment si ce dernier dure plusieurs jours.

5. Sélectionnez soigneusement les thèmes et les activités menées durant le séminaire

Le choix d’un thème peut paraître superflu, mais c’est finalement la thématique sélectionnée qui guidera l’organisation et le déroulement de l’évènement. Si, par exemple, vous choisissez d’organiser un séminaire d’hiver à la montagne, alors à vous les feux de cheminées, les descentes des pistes de ski, les soirées fondues, et les laits de poule.

Un séminaire dédié à l’art quant à lui, pourra se dérouler à Paris, à Amsterdam, ou à Londres par exemple, et proposera des visites de musées, mais également un quizz culturel, et le séjour dans un hôtel ou une auberge également axé sur cette thématique.

Aussi, il est vivement recommandé de choisir un thème qui permettra de créer et d’envisager du contenu pour toute la durée du séjour.

Concernant les activités, il est souvent de bon ton de proposer une activité physique/sportive, qui comporte plusieurs niveaux, ou qui pourra être facilement remplacée par une activité intermédiaire si certains participants ne veulent ou ne peuvent pas s’y adonner.

Oh hisse ! Tirer sur une corde devrait être à la portée de tous …

Choisissez quelque chose d’accessible à tous, afin d’obtenir un maximum de participants et de souder les équipes (laser-game, descente en rafting, cours de boxe personnalisé….). Pour mettre en place un esprit propice au team building, le sport propose une adrénaline intéressante qui permettra à chacun de se dépasser pour son équipe.

Pour les équipes les moins sportives, pensez également à l’espace-game, ou à la chasse au trésor, qui permettent de fédérer autour d’un but commun. Il existe beaucoup d’activités de team building efficaces (suivez ce lien pour parcourir notre liste d’activités qui ont prouvé leur efficacité). Pour les plus “sauvages”, le lancer de haches en fera rire plus d’un, et le bootcamp mettra chacun à l’épreuve et incitera à la solidarité.

6. Faites un rétroplanning

Cette « répétition mentale » vous aidera notamment à concevoir le rétroplanning de l’évènement, qui vous indiquera à M-1, J**-10**, etc… quelles taches vous devez réaliser pour être certain que votre organisation est à point.

Il est facile d’oublier de verser un acompte à un prestataire, ou de lui confirmer une information capitale une fois que l’on est pris dans d’autres obligations, c’est pourquoi mettre en place un rétroplanning est important et ne constitue qu’un léger travail supplémentaire relativement à tout ce que vous pouvez y gagner.

7. Communiquer un planning à chacun

Comme pour le brief des prestataires, chaque participant doit recevoir un planning : les collaborateurs afin d’être informés du déroulement du séminaire, et les invités (conférenciers, guides, etc…) afin d’être avisés de la tenue de la journée et de leurs obligations.

Ainsi, tous pourront vous poser des questions et échanger avec vous au sujet de l’organisation. Cela leur permettra d’y voir plus clair, et soulèvera peut-être également quelques problématiques auxquelles vous n’aviez pas pensé.

N’oubliez pas que vous ne communiquerez jamais trop sur l’évènement, et vos collaborateurs comme l’ensemble des participants ne seront jamais gênés pas un trop-plein d’informations, bien au contraire.

8. Mettre en place des outils intelligents pour le déroulement et l’après-séminaire

Pensez à bien configurer l’adresse de chacun sur votre messagerie professionnelle et si besoin, créez un groupe spécifique comprenant la totalité des participants réels, afin de communiquer aisément une fois sur place, pour les questions de dernière minute (un collègue perdu en voiture, un oubli, ou l’échange de photos en instantané).

Pareillement, pensez à mettre en place un hashtag précis auquel pourront se référer chacun des collaborateurs au moment de poster une photo, cela vous permettra de mieux les retrouver après pour créer votre compte-rendu, et offrira à tous la possibilité de se remémorer les bons moments passés ensemble.

De nombreuses entreprises et startups innovantes voient le jour pour rendre ces moments uniques et pour aider les entreprises à mettre en place une logistique inégalée. C’est notamment le cas de WeChain qui crée un réseau social sur mesure destiné aux évènements.

Chaque invité peut y publier des photos de l’événement, et celles-ci sont retransmises en live en fonction des souhaits de l’entreprise organisatrice. Likes, partages, et commentaires, tout est permis comme sur le célèbre réseau social Facebook, à ceci près que le contenu est exclusivement destiné aux participants : c’est à dire que le contenu est privé et accessible uniquement aux invités.

Last but not least : une retransmission en live sur écran géant des publications, afin de faire participer tout le monde, et de rire et se détendre tous ensemble.

Grâce à l’ère du numérique dans laquelle nous évoluons, les applis, à l’instar de WeChain, sont notre meilleur allié. Aussi, Woha vous permettra de partager prises de notes, plans interactifs et agendas personnalisés entre chaque collaborateur, afin d’optimiser l’organisation du séminaire. Slack, messagerie interne dédiée aux entreprises, vous permettra de discuter entre vous, de partager infos, photos, et sondages, et de créer des chaînes propres à chaque groupe de travail ou d’activité.

9. Le lendemain et la semaine suivante, faites le point sur cet évènement

Le séminaire a-t-il plu ? Quels ont été ses défauts, ses manquements ? Soumettez un test de satisfaction à chacun des participants afin de savoir ce qui leur a plu, déplu, et si l’opération a été un succès ou non. Remerciez-les d’avoir accordé leur temps et leur attention et si possible, envoyez-leur des photos des plus grands moments du séminaire.

Pour conclure, l’organisation d’un séminaire d’entreprise n’est pas nécessairement une tâche fastidieuse.

La clé de la réussite d’un séminaire, c’est de savoir pourquoi on l’organise, et de se tenir aux conditions d’achèvement de cet objectif. Un séminaire dédié à la cohésion de groupe (team building) ne ressemblera pas à un séminaire d’études, et il est nécessaire que chacun puisse ressentir pourquoi il est là.

La budgétisation de l’évènement reste également un moment-clé de l’organisation qui vous permettra de connaître vos possibilités et vos limites sur chaque poste. Autre condition sine qua non de la mise en place d’un séminaire digne de ce nom : la communication. En amont, pendant, et après. Enfin, au-delà de l’organisation que demande un tel événement, de la mise en place d’outils intelligents, et de la configuration de plannings, pensez surtout à passer un bon moment entre collègues parce qu’après tout, c’est bien là tout l’intérêt du séminaire d’entreprise…

Vous organisez des séminaires d’entreprise ? Si vous voulez enrichir l’article ou avez des idées pour faciliter l’organisation, dites-nous tout en commentaire !