Pourquoi et comment digitaliser son événement d’entreprise ?

Lorsqu’on organise un séminaire d’entreprise, une convention annuelle ou un simple team building on a envie que les participants soient comblés. On cherche les meilleures solutions, les meilleurs outils pour faire de ce moment, un souvenir mémorable.

La tâche est plus complexe qu’il n’y paraît car après quelques événements d’entreprise, on s’aperçoit que l’on peut rapidement se répéter et tourner en rond. Du coup si l’idée est de marquer les esprits, il faut être toujours plus original et surprendre un public qui parfois est difficile à impressionner…

La digitalisation événementielle offre plusieurs avantages notables. Outre le fait que c’est souvent une alternative qui permet de faire des économies, les offres se sont étoffées ces dernières années, permettant de réaliser un événement sur-mesure avec des options bluffantes. Tour d’horizon des avantages à digitaliser votre futur événement d’entreprise et des solutions à mettre en oeuvre pour que cela soit un succès.

Pourquoi digitaliser son évènement d’entreprise ? Pour surprendre et engager davantage les participants.

Les comportements au travail ne font jamais que se superposer aux comportements récréatifs de notre vie de tous les jours. L’explosion des réseaux sociaux d’entreprise en est un des nombreux exemples. Par conséquent si nous utilisons toujours plus d’applis et d’écrans à la maison, il est naturel que le monde pro suivent les mêmes tendances.
Les responsables événementiels rapportent souvent que la digitalisation est un besoin exprimé par les participants eux mêmes. Cela donne au séminaire d’entreprise de fin d’année une tournure plus neuve, plus “gamifiée” qui laisse la place à des possibilités de personnalisation infinies.

Si votre stratégie digitale est bonne, les retours à l’issue de l’événement seront assurément positifs.

Le choix d’une solution digitale : Privilégier l’esprit d’équipe.

On distingue les applications “organisationnelles” des applications “expérientielles”.

Les premières  permettent de mieux organiser les choses (listing des participants, service de chat, solutions d’échanges de carte de visites, d’animations de réunions), les secondes permettent aux participants d’augmenter leur sentiment d’appartenance en faisant corps avec leur entreprise. C’est le cas de l’application événementielle WeChain qui propose un ensemble d’options qui valorisent l’esprit d’entreprise en permettant par exemple aux participants de créer en live le logo de l’entreprise (en projetant sur écran géant leurs photos) ou en participants à des quizzs géants depuis leurs smartphones.
Selon votre budget vous pouvez opter ou non pour une option marque blanche (white label en anglais). La plupart des applications du marché propose cette alternative qui permet d’appliquer les couleurs de votre entreprise à l’application que vous aurez choisi.

D’une manière générale, pensez à choisir une application qui vous propose une véritable valeur ajoutée avec une fonctionnalité phare ce qui accroîtra son taux d’utilisation par vos participants. Il va sans dire qu’avoir une appli pour une appli n’est pas très bénéfique.

Communiquez sur votre digitalisation : le moyen de s’assurer que tout le monde participe

Que votre choix se soit porté sur une application événementielle ou vers une animation digitale, il y a une règle d’or : communiquez.

Dans un événement d’entreprise, certains participants ne sont pas des digitals natives. Il se peut que le recours à une formule innovante nécessite une pincée de pédagogie.

Pas de panique, il suffit de préparer le terrain. Pour ceux qui sont familiers des nouvelles technologies cela constituera un excellent teaser. Pour les autres, ils pourront installer l’app, tester le dispositif et arriveront détendus et enjoués à votre événement. Vous l’aurez compris : sans communication en amont, votre solution (sidigitale et novatrice soit-elle) ne rencontrera pas le succès escompté.

Animez votre événement pro : restez aux commandes

Une fois le séminaire ou la convention lancée, n’oubliez pas d’inciter à la participation. Un maître de cérémonie est essentiel, même sur un support digital. Beaucoup d’applications permettent de “pusher” aux participants des messages, des challenges, des défis. Cela mettra assurément du piquant dans le programme.

Selon la typologie de votre public, une modération peut s’avérer utile. Toutefois dans le cas d’un événement interne d’entreprise, l’auto-censure suffit généralement à maintenir un niveau suffisant de décence et de courtoisie. Si toutefois votre audience est plus large et un peu moins vigilantes, pensez à confier à un membre de votre équipe la tâche de modérateur. Cela garantira des échanges fluides et sans risques de débordement.

Conclusion : une application pour son événement : oui mais pas n’importe comment.

Digitaliser son événement constitue donc clairement un avantage en termes de coût et d’innovation. Toutefois il ne vous dispense pas de vous organiser pour que tout le monde puisse participer de manière optimale. Une bonne analyse du besoin de votre public, une communication en amont et un vrai suivi de la solution le jour J sont indispensables.